Tiedote tapahtumaosaston varanneille

Tapahtumapaikka

Vantaan ammattiopisto Varia, Hiekkaharjun toimipiste, Tennistie 1, 01370 Vantaa.

Helsingin suunnasta pääset Hiekkaharjun asemalle paikallisjunilla K ja I.

Tapahtumapaikka on Helsingin suunnasta tultaessa rautatien oikealla puolella, kävelymatka asemalta n. 300 m (tule asemalaiturilta portaat alas, käänny vasemmalle ja nouse mäki ylös. Koulu on mäen päällä vasemmalla, punatiilinen rakennus).

Kaukojunilla tulevat voivat vaihtaa Tikkurilan ja Pasilan rautatieasemilla paikallisjuniin K ja I, jotka pysähtyvät Hiekkaharjun asemalla.

Helsingin suuntaan pääset Hiekkaharjun asemalta paikallisjunilla K ja P. Asemalla ei ole lipunmyyntiä.

Aikataulut löydät hsl:n reittioppaasta (http://hsl.fi)

Tapahtumapaikkaa lähinnä sijaitsevat hotellit:

Sokos Hotel Vantaa
Hertaksentie 2, 01300 Vantaa
puh. 020 1234 618
www.sokoshotels.fi

Hotelli Tikkurila
Tikkurilan urheilupuisto
Läntinen Valkoisenlähteentie 52, 01300 Vantaa
Puh. 043 825 2928
www.hotellitikkurila.fi

Koulun ympäristössä on runsaasti pysäköintitilaa. Tapahtumainfosta saat lisäohjeita.

Tapahtuman aikataulu

Osastojen rakentaminen
la 12.10. klo 8–10
su 13.10. klo 8–10

Tapahtuma avoinna yleisölle
la 12.10. klo 10–17
su 13.10. klo 10–16

Tapahtumainfo avoinna
pe 11.10. klo 18–20
la 12.10. klo 8–17
su 13.10. klo 8–16

Kahvila avoinna (sisääntuloaulassa)
la 12.10. klo 10–16
su 13.10. klo 10–15

Lounas ruokalassa
la 12.10. klo 11–15
su 13.10. klo 11–15

Tapahtumaosastojen purku
su 13.10. klo 16–19

Ruokalistan ja hinnaston löydät tapahtumapaikalta.

Tapahtuma, luennot ja tietoiskut ovat yleisölle maksuttomia.

HUOM! Juhlasaliin, auditorioon ja Sukugalleriaan on käynti pääovesta ulkokautta. Kulku ruokalan läpi on estetty.

Tapahtuma päättyy sunnuntaina 13.10. klo 16, jonka jälkeen osastot puretaan välittömästi.

Toivomme, että osastojen purku aloitetaan vasta tapahtuman päätyttyä sunnuntaina klo 16: 00. Yleisön kannalta on kohteliasta, että osastot ovat paikalla tilaisuuden päättymiseen saakka.

Tapahtumainfo
Ilmoittaudu tullessasi Sisääntuloaulan tapahtumainfoon, josta sinut opastetaan omalle osastollesi.

Tapahtumainfo auttaa, neuvoo ja opastaa kaikkia osastovaraajia sekä tapahtumassa kävijöitä. Käytä infon palveluja hyväksesi.

Jos olet sopinut suku- tai muita tapaamisia tapahtumapaikalle, jätäthän tiedon siitä infoon, jotta sieltä osataan opastaa vieraasi oikeaan paikkaan.

Jos tarvitset lyhytaikaista (2 h) kokoustilaa, ota yhteys tapahtumainfoon. Kokoustiloihin on vielä vapaita aikoja sekä lauantaille että sunnuntaille.
Kokoustilojen tilavuokra on 45 eur/2 h.

Tapahtumaosastot
Tapahtuma rakentuu Tennistien koulun kahteen kerrokseen. Sisääntuloaulassa on tapahtumainfo, partiolaisten hoitama valvottu vaatesäilytys, kahvio ja ruokala sekä tapahtumaosastoja. Suurin osa osastoista on sisääntulokerroksen molemmilla käytävillä ja luokkahuoneissa, lisää osastoja on pohjakerroksen aulassa ja käytävällä. Tapahtuman pohjakartta ja osastoluettelo löytyy eri puolilta tapahtuma-aluetta.

Juhlasali, jossa luennot pidetään, sekä auditorio ja Sukugalleria, ovat koulun vanhalla puolella, jonne käynti on pääovesta ulkokautta. Ruokalan kautta ei ole läpikäyntiä tiloihin.

Kokousluokat ovat pääsääntöisesti pohjakerroksessa. Aikataulut sekä kokousluokan sijainti ja numero on merkitty sisääntuloaulan ilmoitustaululle sekä tapahtumainfoon.
Tapahtumapaikalla on selkeät opasteet eri pisteisiin ja tapahtumainfo auttaa tarvittaessa.

Osastot
Perusosasto on 2 m leveä ja noin 1,4 m syvä ja siihen sisältyy yksi pöytä (1,20 m x 0,60 m) ja 1–2 tuolia. Plusosasto on 2,30 m leveä ja noin 1,4 m syvä ja siihen sisältyy 2 pöytää ja 1–2 tuolia. Osastojen sermit ovat pääsääntöisesti kahdella sivulla: takaseinä ja yksi sivuseinä. Jos tarvitsette lisää tuoleja, ottakaa yhteyttä tapahtumainfoon. Lisäpöytiä ei tänä vuonna ole tarjolla.

Kaikki kalustotäydennykset tulee hoitaa tapahtumainfon kautta.

Sermit
Osaston pitempi sivu (takaseinä) on vihreää huokoista levyä ja lyhyempi sivuseinä valkoista kapalevyä. Molempiin levyihin voi kiinnittää kevyttä materiaalia nupeilla, nuppineuloilla tai nastoilla (ei teippiä, karhuntarraa tms, joka repii sermin pinnan). Painavia tauluja tms. esineitä sermit eivät kestä.
Valkoisten kapalevyseinäkkeiden sermiosa on n. 1,40 m leveä ja noin 1 m korkea. Vihreä sermiseinä on noin 2 m pitkä ja 1 m korkea ja sen keskellä on poikkipuu tukemassa seinäkettä. Jalkojen kanssa seinäkkeen korkeus on noin 1,70 m.

Koulun seinät ovat pääosin tiiliseiniä, joihin ei suoraan saa kiinnittämään mitään.

Ottakaa omat kiinnitystarvikkeet mukaan

Muuta huomioitavaa osastoista
Suosittelemme, että näytteilleasettajat peittäisivät pöytänsä pöytäliinalla. Järjestäjän puolesta pöytäliinoja ei ole.

Kaikille osastoille tulee sähkö, ottakaa oma maadoitettu jatkojohto mukaan.

Jos haluat osastollesi tehokkaan valaistuksen, ota pieni kohdevalo mukaan. Varsinkin sisääntulokerroksen pitkällä käytävällä on hieman himmeä valaistus.

Tapahtuman päätyttyä jokainen osasto huolehtii osastolleen kertyneiden roskien siivouksesta. Näyttelytiloihin tuodaan tilaisuuden päätyttyä jätesäkkejä, joihin roskat kootaan.

Osastot on merkitty osastonumerolla sekä pienellä nimilapulla (A4 vaakana) ja jokaiselle esittelijälle on varattu nimilappu.
Nimilaput ja tapahtuman ohjelman saatte etuaulan tapahtumainfosta.

Tekniikka
Koululla on langaton, avoin internet-verkko. Nettiyhteys on maksuton.
Varsinkin luokkahuoneissa langaton verkko saattaa toimia hieman takkuisesti, joten suosittelemme oman nettitikun tms. mukaan ottamista.

Käsiohjelma
Tapahtumapaikalla on jakelussa lyhyt esite, johon on merkitty tapahtuman ohjelma ja osastoilla olevat esittelijät. Edellisvuosien kaltaista painettua ohjelmavihkosta ei tänäkään vuonna valmisteta.

Myynti osastoilla
Osastoilla voi myydä sukukirjoja ja muita tapahtuman luonteeseen liittyviä tuotteita. Elintarvikkeita ja käsitöitä osastoilla ei voi myydä.

Järjestäjä pidättää itsellään oikeuden hyväksyä tai hylätä myytävät tuotteet.

Mahdollisten arpajaisten järjestämisessä pyydämme ystävällisesti huomioimaan arpajaislain säädökset.

Kahvio ja ruokala
Koulun oppilaat huolehtivat kahviosta ja ruokalasta. Kahvio sijaitsee sisääntuloaulassa ja lounas tarjoillaan koulun ruokalassa. Molemmat tilat on merkitty selkein opastein. Aukioloajat on kerrottu tämän tiedotteen alussa, ja ruokalistat sekä hinnaston löydät tapahtumapaikalta.

Lounaslippujen myynti ja oppilaiden tuotemyynti tapahtuvat tänä vuonna koulun myymälässä, sisääntuloaulassa. Myymälä on merkitty selkein opastein.

Kahviossa ja koulun myymälässä voit maksaa myös kortilla (laskutus ei onnistu). Jos käytätte käteistä rahaa, henkilökunnan toivomus on, että varaatte pientä rahaa mukaan.

Kokoustarjoilut:
Kahviosta saa myös kokoustiloihin kahvia ja kahvileipää. Tarjoilut tulee maksaa paikan päällä, laskutus ei valitettavasti onnistu. Maksu tapahtuu koulun myymälään tai kahvioon.

Ruokalasta vastaa Teija Pulli; teija.pulli@eduvantaa.fi; puh 044 973 7399.
Hänelle voit ilmoittaa mahdollisista ruokarajoitteista.

Kokouskahvituksista vastaa Harriet Svärd; harriet.svard@eduvantaa.fi ; puh 043 8249243

Yhdistyksen omat osastot
Yhdistyksen omilla osastoilla (tuotemyynti ja kirjadivari) voit käteisen rahan lisäksi maksaa myös kortilla.

Vakuutus
Järjestäjillä ei ole yhteisvakuutusta tapahtumalle, joten jokainen joutuu pohtimaan oman vakuutustarpeensa.

Turvallisuus
Poistumistiet on merkitty vihreillä exit-kylteillä.

Ensisammutuskalustoa (palopostit) on sisääntuloaulassa 1 kpl, oikeanpuoleisella, pitkällä käytävällä 2 kpl ja vasemmanpuoleisella käytävällä 1 kpl. Pohjakerroksessa on 2 palopostia. Vanhalla puolella juhlasalissa (liikuntasali) on paloposti ja vanhan puolen aulassa, auditorion vieressä (vahtimestarin tilassa) on kaksi jauhesammutinta.
Kaikki palopostit ja jauhesammuttimet on merkitty asianmukaisin, punaisin kyltein.
Niitä ei saa peittää.

Poistumistiet ja ensisammutuskaluston tarkan sijainnin voit käydä tarkistamassa tapahtumainfon pohjakartasta.


Muuta turvallisuuteen vaikuttavaa:

• poistumistiet ja ensisammutuskaluston paikat tulee pitää esteettöminä

• kulkureitit ja käytävät tulee pitää vapaana ylimääräisestä tavarasta. Ylimääräiselle tavalle on varattu varastotila – ota yhteys tapahtumainfoon
• kaikki osastoon kuuluva tavara (pöydät, mainokset, julisteet, roll-upit, kirjalaatikot jne.) tulee sopia osaston rajojen sisälle
• eläviä kynttilöitä ei tapahtumapaikalla ole sallittua käyttää
• Kaikista turvallisuuteen vaikuttavista huomioista ja puutteista (mm. roikkuvat tai irralliset sähköjohdot) tulee ilmoittaa välittömästi tapahtumainfoon
• kaikki mahdolliset hätäkuulutukset hoidetaan keskusradion kautta ja annettuja ohjeita tulee noudattaa viipymättä

SPR:n ensiapuhenkilöstö sekä kaksi järjestyksenvalvojaa päivystävät tapahtumapaikalla tapahtuman aukioloaikoina.

Ensiapuhenkilöstön päivystyspiste on pohjakerroksessa, kokousluokka no 6 (D1075), ovessa on teksti ”Ensiapupäivystys”.

Tapahtuman nettisivut
Tapahtuman nettisivut ovat osoitteessa https://vantaanseudunsukututkijat.com/kuulutko-sukuuni/
Seuratkaa nettisivujamme. Ilmoitamme siellä mahdollisista viime hetken ohjeista tai muutoksista.

Jos tulee kysyttävää, ottakaa rohkeasti yhteyttä Taistoon tai Arjaan

Taisto Lännenmäki: taisto.lannenmaki@kolumbus.fi, puh. 050 523 1339
Arja Suomalainen: arja.suomalainen@kolumbus.fi, puh. 050 331 9071